Wezwanie do zapłaty — co to jest i dlaczego warto je wysłać?

Celem windykacji jest jak najszybsze odzyskanie należności bez konieczności kierowania sprawy na drogę sądową. Wezwanie do zapłaty jest najczęściej krokiem, który rozpoczyna proces ściągania długów. Pozwala w profesjonalny sposób powiadomić spóźnionego kontrahenta o nieuregulowanym zobowiązaniu. Może być sporządzone zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej. W pierwszym wariancie łatwiej jest o dowód potwierdzający wysłanie. Dla pewności dokument można wysłać też różnymi kanałami. Dlaczego ma to tak duże znaczenie? Dowiedz się, jaką rolę odgrywa wezwanie do zapłaty w procesie windykacji i jak pomaga odzyskać pieniądze.

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty definiowane jest jako oficjalne pismo, w którym wierzyciel informuje dłużnika o upływie terminu płatności. Jak sama nazwa dokumentu wskazuje, zawiera on wezwanie kontrahenta do spłaty danej należności w określonym czasie. Otrzymanie takiego listu na pewno nie należy do przyjemnych doświadczeń. Druku przesłanego przez wierzyciela lub biuro rachunkowe nie należy jednak lekceważyć czy odkładać na później. Może się wydawać, że wezwanie do zapłaty ma tylko złe strony, ale jest to szansa na szybkie i bezkonfliktowe rozwiązanie sprawy.

Podstawowy wzór dokumentu dotyczy polubownego postępowania windykacyjnego. Oznacza to, że jest on wysyłany, zanim wierzyciel podejmie poważniejsze działanie przeciwko dłużnikowi. Wezwanie do zapłaty nie zawsze ma jednak tę samą funkcję. Rola sporządzonego listu będzie się różnić w zależności od rodzaju długu, a także etapu windykacji. Otrzymać taki druk można zarówno od firmy, jak i osoby prywatnej. Może on wynikać z niezapłaconych rat kredytu gotówkowego, ale także być związany z zaległościami w czynszu lub abonamencie telefonicznym.

Kiedy wysyła się wezwanie do zapłaty?

Dłużnikiem staje się każda osoba, która nie spłaci zobowiązania nawet dzień po terminie wyznaczonym na zapłatę. W postępowaniu ze zwlekającymi kontrahentami niezwykle duże znaczenie ma czas. Im szybciej zostanie on wezwany do uregulowania należności, tym szansa na odzyskanie pieniędzy będzie większa. Natychmiastowe działanie jest też ważne dlatego, że dług może ulec przedawnieniu. Po upływie pewnego czasu wezwanie do zapłaty może nie przynieść żadnych rezultatów.

Jeśli podjęta została decyzja o wysłaniu wezwania, warto zaopatrzyć się w dowód tego, że dłużnik odebrał dokument. Dobrym sposobem jest nadanie wypełnionego druku listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Dowód wysyłki musi być obligatoryjnie dołączony do wezwania w przypadku dochodzenia należności w postępowaniu nakazowym. Jest to najprostsza metoda na udowodnienie podjęcia próby polubownego zakończenia sporu. Co więcej, taki dokument będzie też potrzebny przy dopisaniu nierzetelnego wspólnika na listę dłużników. Jest ona prowadzona przez Biuro Informacji Gospodarczej, które wymaga przedstawienia wezwania.

Jakie znaczenie ma wezwanie do zapłaty?

Wysłanie wezwania do zapłaty nie jest obowiązkiem wierzyciela. Jest to całkowicie dobrowolne działanie i zależy tylko od osobistej decyzji. Dokument staje się obligatoryjny w jednym przypadku. Sam list oraz dowód nadania do dłużnika będzie koniecznym załącznikiem w postępowaniu gospodarczym. Wezwanie do zapłaty ma też bardzo duże znaczenie w sytuacji, kiedy w transakcji z kontrahentem nie został określony dokładny termin zapłaty. W takim wypadku roszczenie informuje płatnika o obowiązku spełnienia swojego świadczenia na wezwanie wierzyciela.

Rodzaje wezwań do zapłaty

Treść wezwania do zapłaty nie ma z góry narzuconej formy. Może ona przybierać bardzo odmienną postać w zależności od konkretnej sytuacji i wysokości długu. Sposób redagowania będzie się też różnił, jeśli dokument zostanie sporządzony przez biuro rachunkowe lub windykacyjne. W przypadku, kiedy wierzyciel prowadzi działania osobiście, to on decyduje, co zawierać będzie list. Jest jednak kilka podstawowych rodzajów wzorów, które mają na celu rozwiązanie sprawy w odpowiedni sposób.

  • Przypomnienie — służy tylko do poinformowania dłużnika o jego nieuregulowanym zobowiązaniu.
  • Pierwsze wezwanie do zapłaty — jest to dobra metoda na przekazanie dłużnikowi informacji o możliwości nałożenia konkretnych sankcji, jeśli zobowiązanie nie zostanie uregulowane w odpowiednim czasie.
  • Przedsądowe wezwanie do zapłaty — jest to bardzo znaczący dokument, gdyż jego zignorowanie odczytywane jest jako brak chęci współpracy. W takim wypadku sprawa kierowana jest do sądu.
  • Sądowe wezwanie do zapłaty — w treści tego dokumentu zawarty jest nakaz uregulowania zobowiązania. W przypadku jego zlekceważenia uruchamiana jest egzekucja komornicza.
  • Wezwanie do zapłaty pod rygorem wpisu do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych, listy dłużników Biura Informacji Gospodarczej lub internetowej listy dłużników — upublicznienie długu na takich listach wiąże się czasem z kosztami wierzyciela, jednak w wielu przypadkach prowadzi do dobrowolnej spłaty zadłużenia.
  • Wezwanie do zapłaty pod rygorem zawiadomienia prokuratury o popełnieniu przestępstwa — jest to zazwyczaj ostateczna forma wezwania i tak powinna być traktowana zarówno przez wierzycieli, jak i dłużników. Przed wysłaniem takiego dokumentu należy mieć dowody, z których wynika, że dłużnik popełnił zawarte w nazwie przestępstwo.

Wzór wezwania do zapłaty

Istnieje bardzo dużo poradników, które wskazują, jak zredagować wezwanie do zapłaty, aby szybko odzyskać pieniądze. Jeśli nie jest się w stanie zrobić tego osobiście, mogą zająć się tym różne biura rachunkowe czy windykacyjne. Najważniejsze jest, żeby w dokumencie przedstawione zostały jasne żądania dokonania spłaty świadczenia.Konieczne jest określenie wartości należności oraz terminu, w którym zaległość ma zostać uregulowana pod groźbą zastosowania sankcji. Oprócz tych danych, profesjonalne wezwanie powinno zawierać elementy takie jak:

  • data i miejsce sporządzenia dokumentu,
  • określenie personaliów wierzyciela oraz dłużnika,
  • wskazanie podstawy do obowiązku zapłaty np. faktury czy umowy,
  • forma płatności,
  • własnoręczny podpis nadawcy wraz z danymi kontaktowymi.

Czy wezwanie do zapłaty jest skuteczne?

Samo wezwanie nie ma mocy sprawczej, dopóki sprawa nie trafi na ścieżkę sądową. Wówczas na dłużniku spoczywa obowiązek udowodnienia stanu faktycznego, czyli swojej niewinności lub niespłaconego długu. W tym celu musi on także przygotować dowody lub podjąć próbę mediacji. Wezwanie do zapłaty pozwala jednak rozwiązać konflikt dużo wcześniej, zanim sprawa trafi do instytucji państwowych. Po otrzymaniu dokumentu z roszczeniem zapłaty najlepszą opcją jest sporządzenie ugody. Oszczędzi to dużo czasu i nerwów zarówno wierzycielowi, jak i dłużnikowi.

WOEM